Elektroniczna kopia paragonów powoli staje się powszechnym standardem. Niemniej – nie wyparła ona jeszcze tradycyjnego rozwiązania. Czy to oznacza, że nowoczesny sposób archiwizacji danych nie jest idealny? Jakie korzyści za nim przemawiają? Najwyższy czas przedstawić pełny obraz tej kwestii.
Kilka słów o obowiązkach fiskalnych
Do obowiązków sprzedawcy korzystającego z urządzenia rejestrującego należy przechowywanie kopii wystawionych paragonów – i to przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokumenty te zostały wydrukowane. Współtworzą one bowiem podstawę do określenia przez organy skarbowe prawidłowości ewidencji obrotu. Brak kopii paragonów oznacza więc złamanie przepisów, które może prowadzić do konsekwencji prawnych.
Rozwiązania dawniejsze i nowsze
Wcześniej jedyną możliwością była kopia papierowa. Urządzenie fiskalne zawsze korzystało z 2 rolek papieru termicznego. Na pierwszej wystawiane były dokumenty dla klientów, na drugiej zaś – ich kopie. Rolki z duplikatami paragonów należało trzymać w suchym, zaciemnionym miejscu, zapewniającym czytelność danych przez kolejne lata. Obecnie, urządzenie potrafi korzystać tylko z jednej rolki (paragony dla nabywców) i umieszczać niezbędne dane w formie cyfrowej na niedużej karcie pamięci.
Zalety i wady elektronicznej kopii paragonów
Popularność nowszego rozwiązania wynika z jego wielu atutów. Dzięki niemu uzyskujemy urządzenie o mniejszej konstrukcji i prostszym w obsłudze mechanizmie drukującym. Informacje zgromadzone na karcie pozwalają łatwo przenieść na komputer, przeglądać i utrzymywać w porządku. Ponadto, dane można zabezpieczyć, umieszczając je na dodatkowych nośnikach (pendrive, płyta DVD). I wreszcie – znika konieczność gromadzenia wielu papierowych wydruków.
Czy są jakieś wady? Dla wielu często bywa nią wyższa cena urządzenia. Niemniej, tego typu kasa lub drukarka wykorzystuje tylko jedną rolkę papieru, a zatem – zmniejsza koszty eksploatacji. Jednym słowem, początkowe wydatki wkrótce zwracają się dzięki możliwości zakupu mniejszej liczby rolek.
Cóż, faktycznie – ciężko cokolwiek zarzucić temu rozwiązaniu Ale jak ktoś w danym momencie serio nie ma na urządzenie z elektroniczną kopią, to nie pomoże mu argument, że po zakupie zwrócą mu się pieniądze 😛