Rezerwowa kasa fiskalna – kiedy się przydaje i jaka powinna być?

Podczas korzystania z kasy rejestrującej mogą się nam przydarzyć różne sytuacje, zdolne do spowolnienia pracy. Na te jednak współczesne technologie sprzedaży często mają odpowiedź. Zabrakło papieru termicznego? Urządzenie zapewnia szybką i prostą instalację materiałów eksploatacyjnych. Doszło do nagłej awarii prądu? Wiele modeli oferuje dodatkowe zasilanie bateryjne. Czasem jednak występują poważniejsze problemy, uniemożliwiające normalne wykonywanie obowiązków za pomocą takiego urządzenia. I wtedy skuteczna potrafi się okazać rezerwowa kasa fiskalna.

Dlaczego przedsiębiorcy chętnie inwestują w zastępcze urządzenie rejestrujące?

Zazwyczaj zastosowanie urządzenia fiskalnego w firmie wiąże się z wymogiem wprost wynikającym z obowiązujących przepisów. Kiedy więc taka technologia staje się niezbędna do pracy – łatwo się domyślić, czym skutkuje jej brak. Możliwe są niby 2 scenariusze: albo zatrzymujemy sprzedaż towarów bądź usług, albo kontynuujemy ją, jednak niezgodnie z prawem, za co grożą odpowiednie z tego tytułu konsekwencje.

Zwykle więc wybiera się pierwszy wariant, tym bardziej, że każde urządzenie rejestrujące przechodzi też regularne, wymagane przeglądy techniczne, a także posiada ogólną opiekę serwisową. Pamiętajmy jednak, że choć kasy fiskalne to technologie szczególne, mające wymiar prawny, to jednak pod pewnymi względami nie różnią się od wszystkich innych. Oznacza to, że również mogą doświadczyć usterek lub awarii – na skutek naszych działań, nieszczęśliwych wypadków czy wad technicznych (nawet, jeśli te ostatnie należą do rzadkich wyjątków). Interwencja serwisowa, nawet jeśli niezwłoczna, nie zawsze też jest w stanie zagwarantować natychmiastowy powrót do wykonywania sprzedażowych obowiązków. Co to wszystko oznacza? Pierwszy z wymienionych wyżej scenariuszy, czyli zatrzymanie pracy, potrafi doprowadzić do pewnych strat finansowych.

Wspomnieliśmy jednak, że takie scenariusze są niby dwa. Dlaczego „niby”? Ponieważ tak naprawdę jest też trzeci, w postaci rezerwowej kasy fiskalnej. Prawo nie nakłada na przedsiębiorcę wymogu posiadania i stosowania zastępczego urządzenia rejestrującego. Niemniej, umożliwia korzystanie z niego w sytuacji, gdy podstawowa technologia sprzedaży nie będzie zdolna do pracy. Trzeba natomiast pamiętać, że rezerwowa kasa fiskalna, tak jak i główna, użytkowana w zwykłym trybie – podlega tym samym obowiązkom. Mówiąc prościej, zastępcze urządzenie również musi przechodzić regularne przeglądy techniczne, wystawiać raporty dobowe i miesięczne, archiwizować kopie paragonów itd.

Mimo to, wielu przedsiębiorców chętnie decyduje się na dodatkowe rozwiązanie technologiczne, które w problematycznych momentach zagwarantuje im ciągłość pracy, w zgodzie z obowiązującymi przepisami, zabezpieczając dochody i finanse działalności. Tym bardziej, że w przypadku zakupu pierwszych urządzeń rejestrujących i przysługującej z tego tytułu ustawowej ulgi – mogą oni skorzystać z refundacji części kosztów także w przypadku rezerwowej kasy fiskalnej.

Myślisz o rezerwowej kasie fiskalnej? To musisz wiedzieć!

Kwestia zastępczego urządzenia rejestrującego funkcjonuje nie od dziś, natomiast zmieniły się okoliczności, w jakich należy ją rozpatrywać. Obecnie bowiem istnieje też system fiskalizacji online i szereg nowych, związanych z nim regulacji prawnych. Po pierwsze, w nowelizacji ustawy o VAT zostały wyszczególnione branże objęte wymogiem wcześniejszego wdrożenia modeli komunikujących się przez internet z Centralnym Repozytorium Kas. Co to oznacza? W przypadku tych branż – bez względu na to, czy chodzi o kasę podstawową, czy rezerwową – będzie musiał to być model online. Inaczej mówiąc, przedsiębiorca objęty tym obowiązkiem, korzystający (nawet tymczasowo) z urządzenia rejestrującego, które nie komunikuje się z CRK, będzie łamał przepisy.

System online ma również znaczenie w kontekście ustawowej ulgi. Aktualnie dotyczy ona wyłącznie zakupu pierwszych urządzeń rejestrujących online (lub wymiany na takie, ale tylko w przypadku wspomnianych, wyszczególnionych w nowelizacji branż). Oznacza to, że jeśli zwrot części wydanej kwoty ma dotyczyć kasy rezerwowej – ona także musi spełniać warunki nowego systemu fiskalizacji.