Wszystko zaczyna się od wyboru i zakupu odpowiedniego urządzenia fiskalnego. Następnie przychodzi czas na jego rejestrację oraz całą procedurę instalacyjną. A później? Oprócz prowadzenia sprzedaży i wystawiania paragonów, jest jeszcze kilka wymogów, określonych w przepisach fiskalnych. Ich realizacja stanowi niezbędną część prawidłowej ewidencji obrotu.
Archiwizacja kopii wystawionych paragonów, przechowywanie w miejscu pracy właściwie wypełnionej książki serwisowej, zgłaszanie urządzenia fiskalnego na przeglądy techniczne czy prowadzenie odrębnej dokumentacji dla pomyłek na dowodach sprzedaży, zwrotów i reklamacji – wszystko to czeka każdego przedsiębiorcę zobligowanego do korzystania z kasy (bądź drukarki) rejestrującej. Do tej listy trzeba dodać jeszcze jeden obowiązek – realizację raportów fiskalnych – o którym powiemy teraz kilka słów.
Cel tego typu dokumentacji
Raporty fiskalne są niczym innym, jak niezbędnym elementem dokumentacji ewidencjonowanego przez nas obrotu. Co zawierają? Informacje dotyczące dokonanych transakcji w konkretnie zakrojonym czasie. Oczywiście, wedle obowiązujących i zaprogramowanych, poszczególnych stawek podatku oraz z uwzględnieniem sprzedaży od tego podatku zwolnionej. Co umożliwia tego typu dokumentacja? Zestawienie łączną kwotę brutto ze sprzedaży towarów i usług (zgodnie z podziałem na różne stawki podatku) i kwoty należnego od tej sumy podatku VAT. Informacje są zbierane na podstawie 2 rodzajów raportów – dobowych i miesięcznych.
Wydruk z raportem dobowym
Dokumentuje obrót ze sprzedaży w ciągu jednego dnia pracy. Dlatego wykonuje się go najczęściej na jego koniec, przy zamykaniu kasy i punktu handlowego. Najczęściej…co nie oznacza, że zawsze. Przedsiębiorcom zdarza się w ferworze trwających transakcji, obsługi klientów oraz innych obowiązków o realizacji raportu dobowego. No dobrze, ale ostatecznie – jest to wymóg określony w przepisach fiskalnych. Zatem, co można zrobić w takiej sytuacji? Jest jedno wyjście: dokument należy wydrukować dnia następnego, jeszcze przed dokonaniem jakiejkolwiek transakcji. W innym wypadku – brak raportu dobowego będzie oznaczać błąd w ewidencji i przekroczenie prawa, które może spotkać się z przykrymi konsekwencjami ze strony organów skarbowych. Niemniej, zdarza się, że ten wydruk nie jest potrzebny. Kiedy? Gdy w ciągu dnia nie została zarejestrowana ani jedna transakcja. W takich okolicznościach raport dobowy miałby wartość zerową, nic nie zmieniającą w całej dokumentacji.
Wydruk z raportem miesięcznym
Jak nie trudno zgadnąć, analogicznie do poprzedniego – ten raport zawiera informacje dotyczące naszego obrotu na przestrzeni jednego, całego miesiąca. Jednak nieco inne są warunki jego realizacji. Wydruk można wykonać do 25 dnia kolejnego miesiąca, czyli następującego po tym, który jest dokumentowany. Tak samo, jak w poprzednim przypadku, niezrealizowanie raportu miesięcznego oznacza przekroczenie przepisów i może stanowić dla Urzędu Skarbowego powód do podważenia prawidłowości ewidencji obrotu i nałożenia kary. Można domyślić się, że tu również dokument ma wartość zerową, jeśli w ciągu całego miesiąca nie miała miejsca nawet jedna transakcja. Wtedy nie trzeba wykonywać raportu, jednak sytuacje tego typu są raczej incydentalne.
Łatwiej i bezpieczniej – praktyczne funkcje urządzeń fiskalnych
Podsumowując – warto wyrobić sobie odpowiednie nawyki i włożyć odrobinę wysiłku w realizację tych zadań, dla bezpieczeństwa prowadzonej działalności handlowej i naszego spokoju. Niemniej, każdemu może zdarzyć się zapomnieć wykonać raport fiskalny. Dlatego dzisiejsze urządzenia fiskalne często wyposażone są w klawisze funkcyjne (maksymalnie upraszczające realizację tego typu obowiązków) bądź programowalne, automatyczne przypomnienia, komunikujące w odpowiednim momencie konieczność wydruku któregoś z tych dokumentów. A wszystko po to, by nie tylko sam przebieg transakcji, ale również działania im towarzyszące stały się jak najprostsze.
Ja raz na szczęście przypomniałem sobie w ostatniej chwili o raporcie dobowym, następniego dnia, tuż przed transakcją z pierwszym klientem 😀 miałem fart 😀 może nic tragicznego by się nie stało, a może jednak coś…w każdym razie, ostatecznie nie trzeba było się o to martwić. Tak więc polecam automatyczne przypomnienia, bo nigdy nic nie wiadomo!