Prowadzenie ewidencji obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego wiąże się z różnymi, obowiązkowymi zadaniami. Bezsprzecznie jednym z nich jest wystawianie i wydawanie klientom paragonów fiskalnych przy każdej realizowanej transakcji. I choć jak w wielu innych sytuacjach, tak i przy wydruku wspomnianego dowodu sprzedaży może dojść do pomyłki – w podobnym przypadku trzeba dokonać „odpowiedniej korekty” w dokumentacji, prowadzonej w ramach ewidencji. Tylko jak właściwie się zachować, gdy paragon fiskalny zawiera błąd?
Poprawnie wystawiony paragon – jedna z najważniejszych kwestii
Gdyby zapytać przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych, zobligowanych przez prawo do ewidencjonowania obrotu przy użyciu urządzeń fiskalnych, jakie są najważniejsze aspekty pracy z taką technologią, z pewnością każdy z nich wymieni wystawianie paragonów fiskalnych. Wydruk, który nierzadko konsumenci traktują lekko, w istocie stanowi bardzo ważny dokument. Dokument potwierdzający zrealizowanie transakcji zgodnie z funkcjonującymi przepisami, prowadzenie działalności gospodarczej wedle obowiązujących reguł prawnych i fakt, że należny podatek VAT jest odprowadzany. Ale nie tylko. Istnieje też wiele przypadków, kiedy klienci zwracają większą uwagę na wydany paragon fiskalny. Wiedzą bowiem, że to właśnie ten „papierek” pozwala im na skorzystanie z ich praw konsumenckich – np. do reklamacji usług czy zwrotu towaru. Bez względu jednak, o jakich dokładnie okolicznościach mówimy, pewne jest jedno: paragon fiskalny musi być wystawiony prawidłowo.
Tymczasem urządzenia rejestrujące sprzedaż, choć wiele procesów automatyzują – nie działają w pełni samodzielnie. Są w końcu obsługiwane przez ludzi. A ci mogą się mylić, co jest zupełnie naturalne. W rezultacie nie trudno również o sytuację, w której dojdzie do pojawienia się błędu na paragonie. Jednak pomyłka na wydruku w żadnym wypadku nie stanowi dramatu. Co nie zmienia faktu, że takiej pomyłki nie można pozostawić bez interwencji.
Z drugiej strony, urządzenia fiskalne – choć zgodne z prawnymi i technicznymi wymogami, przeznaczone do prawidłowego ewidencjonowania obrotu – posiadają pewną „lukę” w kontekście omawianego w tym wpisie zagadnienia. Co to dokładnie oznacza? Że wystawienie paragonu wiąże się nie tylko z wydrukiem konkretnego dokumentu. To przede wszystkim operacja generująca ważne dane, które w wyniku jej przeprowadzenia są trwale zapisywane w pamięci urządzenia fiskalnego. Takich danych, takiej operacji (po jej wykonaniu) nie da się skorygować czy skasować. Bez względu na to, z jakim modelem kasy bądź drukarki rejestrującej mamy do czynienia – jej specyfika na to nie pozwala. Rodzi się zatem pytanie: co zrobić w przypadku, gdy doszło do wystawienia paragonu z oczywistym błędem, skoro sama w sobie technologia sprzedaży uniemożliwia dokonanie stosownej korekty na rzecz poprawnie prowadzonej dokumentacji?
Błędnie wystawione paragony – jak to ewidencjonować?
Wobec okoliczności opisanych we wcześniejszym akapicie, siłą rzeczy musiały pojawić się zapisy prawne, które odnoszą się do problemu pomyłek na fiskalnych dowodach sprzedaży. A te jasno mówią, że podatnik nie może zaniechać odpowiedniej reakcji w takim przypadku. Co zatem musi zrobić? Odpowiedź brzmi: prowadzić osobną ewidencję błędnych paragonów.
Nie oznacza to jednak dodatkowych operacji wykonywanych za pomocą urządzenia fiskalnego (to, jak już wspomnieliśmy jest niemożliwe). Oczywiście poza faktem, że finalnie musi dojść do wystawienia i wydania nabywcy prawidłowego paragonu. Chodzi natomiast o osobną dokumentację w postaci notatek klarownie opisujących takie zdarzenia i zawierających wskazane w przepisach dane. Wedle funkcjonujących przepisów, każda notatka powinna zawierać m.in. informację, w jaki sposób doszło do pomyłki na wydruku, a także dane dotyczące kwoty brutto i kwoty podatku należnego VAT, wynikających ze zrealizowanej sprzedaży. Naturalnie do poszczególnych wpisów należy dołączyć wskazane paragony z oczywistym błędem.
Jednak choć przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i archiwizować taką dokumentację – przepisy nie uściślają, w jaki dokładnie sposób ma on ją przechowywać. W tym konkretnym zakresie istnieje więc pewna dowolność. Podatnik więc sam dokonuje wyboru metody, która pozwoli mu na uporządkowane prowadzenie ewidencji błędnych paragonów – tak, aby w razie wątpliwości czy kontroli ze strony organów skarbowych móc udostępnić tego typu dokumentacje. Rozwiązaniem potrafi stać się osobna teczka, specjalny zeszyt na takie notatki albo osobny segregator. Ład dotyczący przechowywania tego rodzaju informacji przysłuży się zresztą samemu przedsiębiorcy, chociażby ze względu na komfort prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Z pewnością natomiast dokumentacja odwołująca się do przypadków błędnie wystawionych paragonów musi być prowadzona w kontekście obowiązujących przepisów, mimo że jak na standardy pracy z urządzeniami fiskalnymi – czynność ta wydawałaby się nieco niestandardowa.
dobrze ze takie teksty powstają bo ja z początku nie wiedziałam o przepisach dotyczących tych sytuacji i kiedy doszło do pomyłki to musiałam radzić się koleżanki z pracy, a wiadomo lepiej z dowiedzieć się ze źródła dotyczącego spraw fiskalnych